بررسی منافع به کارگیریERP از دیدگاه حسابداران- قسمت ۱۲

یکی ازمراحل اولیه برای استقرار سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان ، مطالعه امکان سنجی [۳۲]وارزیا بی آمادگی [۳۳]سازمان برای پذیرش وبهره برداری مناسب ازاین سیستمهااست.امکان سنجی روشی است که طی آن ازابعادمختلف فنی،اقتصادی عملیاتی به بررسی شرکت می پردازد. بابهره گیری ازخروجی های این ابزارمی توان تصمیم گیری مناسبی درخصوص پیاده سازی یا عدم پیاده سازی پروژه انجام داد.همچنین درارزیابی آمادگی،آمادگی سازمانی ازابعادمختلف مانند ساختاری ، مدیریتی،انسانی ، فنی ، زیرساختاری وفرهنگی بررسی شده ومشکلات ومخاطرات احتمالی درجریان استقرار وپیاده سازی سیستم شناسایی می شود،تا باچاره اندیشی برای رفع این مشکلات،زمینه استقرارسیستم فراهم گردد.تأثیراین سیستم برسازمانها به حدی بوده است که زمینه رشدوترقی برخی ازسازمانهادرعرصه کسب وکار را فراهم نموده و برای برخی ازسازمانها نیزورشکستی وپایان کسب وکاررا به همراه داشته است.ازاین رو،انجام مطالعات امکان سنجی وارزیابی قبل ازپیاده سازی سیستم بسیارحائزاهمیت خواهدبود. دراین راستا ضروری است که سازما نها قبل ازهراقدام برای پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ،به امکان سنجی وارزیابی پیاده سازی این سیستم بپردازندتاپیاده سازی سیستم براساس واقعیتهای موجودومنطبق برمقدورات ومحدودیتهای سازمان صورت گیرد(شکری وهمکاران،۱۳۹۰، ۱۰۵).

۲-۱۲-۲فازهای عملیاتی پیاده سازی سیستم ERP

استقرارسیستم ERPدر ساز مان شامل چهار فاز عملیاتی است که توضیح هر یک در ادامه
آورده شده است(احمدی وشهریاری،۱۳۸۹،۴۶).
۱-فاز تصمیم گیری :این فاز شامل تصمیم گیری وتضمین اعتباروانتخاب سیستمERPمی باشد .در این مرحله پکیج های ERPمدیر پروژه ،بودجه و زمان بندی اجرای پروژه مشخص می شوند. افراد فعال در این فاز عبارتند از :فروشندگان ،مشاوران،مدیران ارشد سازمان و متخصصین فناوری اطلاعات
۲-فاز پروژه: انجام تنظیمات مربوط به نرم افزار ،یکپارچه سازی سیستم ،تبدیل داده ها و آموزش در این فازانجام می گیرد .افراد فعال در این فاز عبارتند از :مدیر پروژه ،اعضای تیم پروژه ،متخصصین IT(درون سازمان)، فروشندگان سیستم ومشاوران.
۳-فاز فروریختگی :پس از استقرار ERP، سازمان وارد یک مرحله رکود می گردد وتا زمانی که عملیات نرمال نشود . در این مرحله باقی می ماند .در این فاز خطاها شناسایی شده وبر طرف می شوند ،آموزش های لازم تکرار می شوند و در صورت لزوم از پرسنل کارآمد به جای پرسنل غیرکارامد به طور موقت استفاده می گردد.افراد فعال در این فاز عبارتند از:مدیر پروژه ،مدیران اجرایی وکاربران نهایی.
۴-فاز حرکت به سوی جلو:عملیات تا جایی ادامه دارد که سیستم قدیمی با سیستم جدید به طور کامل جایگزین شده وثابت شود که سرمایه گذاری انجام شده توسط سازمان قابل برگشت خواهد بود همچنین در این فاز توسعه کسب وکار وافزایش مهارتهاو پیاده سازی تکمیلی انجام می گردد.افراد فعال در این فاز عبارتند از :مدیران اجرایی،کاربران نهایی،پرسنل پشتیبان ITودربعضی مواقع فروشندگان و مشاوران.تولید کنندگان برتر ERPنیز بخش اعظمی از بار موفقیت ERP را به دوش مجریان وپیاده سازان آن می اندازند.نتیجه ی یک ERP در سازمان مشخص می شود. از آنجا که سازمان ها با هم متفاوت هستند ،قطعا نتایج متفاوت اجرای ERPدر گرو یک مثلث است. وجوه این مثلث را زمان ،کیفیت وقیمت احاطه کرده اند.هنگامی که یک سازمان در یک مثلث حرکت می کند یعنی در زمان تعیین شده با کیفیت پیش بینی شده وقیمت تعیین شده پروژه ای را اجرا می کند ،در گام اول آن را به عنوان یک پروژه موفق ERPدر نظر می گیرندبا چابک سازی سازمان وتسهیل فرایندها، سازمان را برای گام بعدی استفاده از ERPآماده کند.یعنی کارهای دست وپا گیر ویدی مربوط به سازمان را به عهده ی سیستم بگذارد تا این عطش در سازمان به وجود بیاید ونیازهایش بالغ شودتا بتواند به سطح متعالی ترERPبرسد (خدارحمی،۱۳۸۹،۵۲). عمل موفقیت ERPیک امر نسبی است ودلیل آن این است که دیگر در کسب وکار بهترینی وجود ندارد زیرا سازمان ها دیگر به جای این که دنبال مقصد باشند به مسیر فکر می کنند،این بدان معنا است که ERPوقتی موفق است که در مسیر کمک کند ومرتبا باعث شود سازمان هوشمندانه تر عمل کند کنترل های داخلی وکنترل های سازمانی دقیق تر باشد ،اطلاعات تصمیم ساز بیشتر در اختیار سازمان قرار بگیرد ،سرعت اجرای فرایندها بیشتر شود،وهزینه ی اجرای فرایندها کاهش یابد یعنی ERPکمک می کند سازمان یک قدم در مسیر تعالی پیشرفت کند(ظاهری،۱۳۸۹،۵۳).

۲-۱۲-۳اثرات پیاده سازی سیستم های ERP در حوزه حسابداری

نقش اصلی حسابداران ،گرد آوری ،سازماندهی،تجزیه وتحلیل وارائه گزارشهابه گروههای درونی وبیرونی سازمان است. با رشد وتوسعه فناوری ،نیاز به فراگیری مهارتهای سیستمی به منظور کسب توانمندی در تهیه اطلاعات مورد نیاز کاربران ،بیش از پیش ضرورت یافته است(فرقاندوست حقیقی ودر خشانفر،۱۳۸۷،۵۶). حسابداران نیاز دارند تادیدگاه خود را پیش از دیدگاه قبلیشان به اطلاعات حسابداری با دیگر انواع مهم اطلاعات وشاخصهای اجرایی گسترش دهند،این اطلاعات شامل اطلاعات غیر مالی است(skidmore ,2002).
برای هر مدیر تجاری نقدینگی بسیار مهم است این موضوع برای شرکتهای کار آفرین اهمیت مضاعف دارد پس از بررسی بودجه ها و کندو کاو پیرامون مشاغل ، تمرکز اصول یک شرکت روی مسائل مالی سبب ایجاد وصولی خواصی می شود بنابراین درک این نکته که

دانلود متن کامل این پایان نامه در سایت abisho.ir

حسابدار ی به مدیریت کمک می کند که چه چیزی مهم است امر دشواری نیست .لیکن باید در نظر داشت که راه حلهای حسابداری به امور مدیریت مالی و گزارشهای نظام نامه ای کمک می کند امادر مورد پر دازه کردن یا کنترل فعالیتهای عملیاتی کار چندانی انجام نمی دهند و در اینجا ضرورت به کارگیری سیستم ERP جلوه گر می شود همگام با پیشرفت های شتابنده در عرصه تجارت تکنولوژی اطلاعات حوزه حسابداری نیز به عنوان زیان تجارت تاثیرات فراوانی از این انقلاب اطلاعاتی دریافت کرده است در این بخش برانیم که بخشی اثرات سیستم های ERP را به عنوان یکی از آخرین پدیده های فناوری اطلاعات بر روی مسائل حسابداری مورد بررسی قرار دهیم .

۲-۱۲۴اثرپیاده سازی سیستم های ERPدر قابلیت اتکا ومربوط بودن اطلاعات حسابداری

پیاده سازی سیستم ERP از طریق بالا بردن دسترسی وکنترل اطلاعات مدیریتی و ساده سازی ها ممکن است باعث افزایش فرصت مدیریت کردن اطلاعات حسابداری شود واین مسئله قابلیت اتکا اطلاعات حسابداری را به شد ت متاثر خواهد کرد مدیریت می تواند از این طرق اطلاعات حسابداری را در جهت اهداف خودش برای گزارش کردن نتایج مالی مورد استفاده قرار دهد در مالی این منابع شرایط مالی حقیقی شرکت را نشان نمی دهد بنابراین صداقت در ارائه و در حقیقت قابلیت اتکای اطلاعات حسابداری ممکن است در جریان پیاده سازی سیستم های ERP آسیب ببیند.
لیکن همین پیاده سازی بر روی به موقع بودن اطلاعات حسابداری و در نتیجه افزایش مربوط بودن می تواند اثر مثبتی داشته باشد مطالعات متعدد نشان می دهد که به طور استراتژیک به موقع بودن اطلاعات حسابداری مالی شرکتها واین که شرکتها اخبار خوب خود را زودتر به استفاده کنندگان خارجی اطلاعات بدهند همیشه عامل تشویق کننده ای برای کوتاه کردن تاخیر زمانی بین پایان سال مالی و تاریخ گزارشگریشان بوده است براساس پژوهش های صورت گرفته با پیاده سازی ERPتوانای مدیریت به مراتب افزایش یافته و متعاقبا انتظارات برای دریافت اطلاعات حسابداری مهم و اثر گذار از جانب استفاده کنندگان خارجی نیز بالا رفته است در نهایت این انتظار وجود دارد که توسعه مدل های ERPبایستی منجر به اتخاذ بیشتر عناصر مجموعه ،بهبود کارای در چرخه گزارشگری وافزایش دسترسی مدیریت شود و منجر به کنترل بر سرتاسر فرایند اطلاعات حسابداری شود پیچیدگی های تنیده شده در بیشتر مدل های ERPممکن است کیفیت حسابرسی و اثر بخشی کنترل ها آسیب برساندواین مسئله است که بایستی به شدت مورد توجه حسابرسان قرار بگیرد.

۲-۱۲-۵ عکس العمل تحلیل گران مالی به طرح های پیاده سازی ERP:

خبر یک پیاده سازی ERPچه اثری می تواند بر روی پیش بینی های در سود اوری تحلیل گران مالی داشته باشد؟این سوالی است که می توان در ذهن هر مدیر ی به عنوان آثار جانبی پیاده سازی سیستم ERPبر جو بازار سهام شرکت شکل بگیرد براساس بررسی های صورت گرفته سهم عمده از تحلیل گران مالی حرفه ی معتقد ند که پیاده سازی سیستم هایERPیک ارزش افزوده برای شرکت ایجاد می کند که این مسئله باید تحلیل های سودآوری شرکت لحاظ کرد نتایج تجربی نشان داده که اخبار پیاده سازی ERPدر پیش بینی سود ها اثر مثبت داشته است لیکن تحلیل گران مالی واکنش خود را پیاده سازی ERPرا براساس اندازه و میزان سلامت مالی شرکت تعدیل می کنند (اسدی،۱۳۸۷،۴۰-۴۴).

۲-۱۳مزایای پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان

نخستین مزیتی که در کوتاه مدت و پس از پیاده سازی می توان انتظار داشت، کاهش هزینه های عملیاتی نظیر کاهش هزینه های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی، هزینه های بازاریابی و پشتیبانی است. از دیگر مزایای به کارگیری ERP می توان به موارد زیر اشاره کرد:(برهانی،۱۳۸۸،۴).
ایجاد یکپارچگی سازمانی از بعد اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان.
پیاده سازی برنامه ریزی منابع سازمان با ایجاد ستون فقرات قوی از انباره داده‌ها. این سیستم دسترسی بهتر و سریعتر به داده‌ها را برای مدیریت امکان پذیر می‌سازد و به این ترتیب مدیر می تواند برای تصمیم‌گیری به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشد.
افزایش شفافیت و ردگیری فرایند تولید برای مشتری، افزایش قابلیت متناسب سازی برای مشتری و تطبیق بیشتر با نیازهای وی و افزایش رضایتمندی مشتری در تمام فرایندهایی که وی با آنها درگیر است، از لحظه سفارش تا دریافت و حمل و نقل محصول از مزایای دیگر آن است مهمترین مزیت برنامه ریزی منابع سازمان بهبود هماهنگی بین بخشهای سازمان و افزایش کارایی فرایندهاست.
استاندارد سازی فرایندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی که شرکتهای عرضه کننده نرم افزار از سازمانهای مختلف به دست آورده اند.
امکان و یا تسهیل توسعه سیستم ها و فناوری های جدید از جمله تولید به هنگام، و …
توسعه زیرساختهای لازم به منظور وارد شدن به بحث بازرگانی الکترونیک.
پشتیبانی از برنامه ریزی استراتژیک از مزیتهای دیگر است.

۲-۱۴حسابداری مدیریت در محیط برنامه ریزی منابع سازمان

مدیران برای تصمیم گیری در شرایطی که محصولات گوناگونی به صورت یکپارچه تولید می شوند، نیازمند اطلاعات بها از سامانه ی اطلاعات حسابداری مدیریت ، دادهای تولید از سامانه ی اطلاعات تولید ، و اطلاعات پیش بینی تقاضا از سامانه ی اطلاعاتی بازار یابی است . با این وجود بیش تر به دلیل اطلاعات ناقص (نا
رسا ) یا به دلیل استفاده از داده های نادرست یا قدیمی به علت ارتباطات ضعیف و یکپارچه سازی این سامانه های اطلاعاتی با محدوده های کاربردی متفاوت تصمیم های نا مطلوب گرفته می شوند (لی بی رو[۳۴]،۲۰۰۷،۱۹۹۰ )،با این حال ساما نه های حسابداری مدیریتی که اطلاعات هزینه ای را برای تصمیم های گوناگون فراهم می کند ، به ندرت تصمیم های اجرایی در محیطی که سامانه ی برنامه ریزی منابع سازمانی به عنوان یک گزینه درگیر می شوند . این موضوع به دلیل درک نادرست از سامانه های حسابداری مدیریت است، مبنی بر این که حسابداری مدیریت تنها برای گزارشگری سود آوری کاربرد دارند و هیچ ارتباطی بین سامانه ی حسابداری مدیریت با سامانه ی تولید برای تاثیر گذاری در اجرا و عملکرد وجود ندارد(محمودی خاتمی،چناری بوکت،۱۳۹۰،۶۳).سیستم های ERPظرفیت های بالقوه بالای برای بهبود بودجه بندی سرمایه ی واسطه تعیین دقیق آثار درآمدی و هزینه های طرح ها دارد و می توانند از این لحاظ کمک زیادی به تنظیم بودجه سرمایهی شرکت براساس اهداف بلند مدت و میان مدت بکنند.سیستم می تواند بودجه جامع شرکت ها را نیز به میزان قابل ملاحظه تقویت کند و در به نگه داشتن آن به خصوص در بخش بودجه بندی نقدی کمک شایانی انجام دهد(اسدی،۱۳۸۷،۴۵).

۲-۱۵پشتیبانی از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان:

دلیل اصلی شکست یا توقع،یعنی نیازهای مدیریت ازاین سیستم ها است. به خصوص باتوجه به وظیفۀ خطیر تصمیم گیری مدیریت،لازمۀ موفقیت این سیستمها پاسخ به نیازهای پشتیبانی تصمیم گیری مدیریت درسطوح مختلف است.بررسی ارتباط میان سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان وپشتیبانی تصمیم گیری می تواند بینش جدیدی را در زمینۀ اهدافی که طرح ومعماری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان می بایست دنبال نمایند، ایجاد کند. ازدیدگاه دیگرمزایایی که سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان در زمینۀ پشتیبانی تصمیم گیری مدیریت می بایست داشته باشند ، مشخص می گردد. (داونپورت۱۹۹۸) پیشنهاد کرد که یکی ازدلایل نیاز به سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان نیاز به تصمیم گیری به موقع ودقیق درکسب وکار است. در یک مطالعه موردی ارس گرین چندین عنصر را برای سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان علاوه بر ایجاد ، استفاده و ذخیره داده های تراکنشی تشریح نموده این عناصر شامل ابزارهایی برای ارتباطات داده ای، دسترسی به داده ها،تحلیل ونمایش داده ها و تولید داده جدید می شوند .بسیاری ازسازمان ها که امروزه سیستم های سازمانی مانند سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان راپیاده سازی نموده اند ، هنوز از کمبود هوش تجاری درفرآیندهای تصمیم گیری خود رنجمی برند. مدلها و روش های ارزیابی وسنجش هوش تجاری درسیستم های سازمانی می تواند درتشخیص سطح هوش سیستم ها وایجاد فضای مناسب پشتیبانی تصمیم گیری مفید باشند. در واقع ،ارتباط اصلی هوش تجاری باسیستم های سازمانی دراین نکته نهفته است که هدف ثانویه این سیستم ها ایجاد فضای پشتیبانی تصمیم گیری برای مدیریت بوده وهوش تجاری می تواند در بطن این سیستم ها قرارگرفته واین هدف را برآورد. برمبنای نظریۀ آلت(۲۰۰۴)می توان یک حوزه شکاف تحقیقاتی را ترسیم نمود.از یک سو سازمان ها معمولاً سیستم های نرم افزاری عملیاتی در جهت تأمین مواد اولیه ،تولید و توزیع محصول وخدمات ,مدیریت مشتریان و حسابداری وامور مالی و مدیریت منابع انسانی و بسیاری ازحوزه های دیگررا انتخاب، خریداری واستفاده می کنند وازسوی دیگر ، سازمان ها به جای خرید سیستم های ازسیستم های سازمانی خود،انتظارات مدیریتی نیز دارند (غضنفری و همکاران،۱۳۹۰،۲۸).

۲-۱۶بررسی ERPدر بازار ایران

مدتی است در کشور مانیز نسبت به تهیه سیستم ERPاقدام شده است وحتی سازمانها وشرکتهای بزرگی نیز به خرید وپیاده سازی آن مبادرت کرده اند

۲-۱۶-۱تقسیم بندی بازار برنامه ریزی منابع سازمانی

از نگاه بازار یابی ، رده بندی بازار ، هسته مرکزی استراتژی بازار یابی است. بازارERP ایران عبارت از مجموعه ای از خریداران با لقوه و بالفعل ERP که در آن شرکت ها تمایل ، توانمندی و دسترسی به این را ه حل سازمانی برای انتخاب و پیاده سازی وجود داشته باشد.تقسیم بندی بازاردر ایران به شرح زیر است(ناصری طاهری وهمکاران ،۱۳۸۷،۴۵).

جدول ۲-۲ وضعیت کلی رده های بازار ERPایران

ردیف رده های بازار تعداد شرکتها درصد فراوانی نسبی